God kontorindretning understøtter trivsel på arbejdspladsen
Skrivebordenes placering, god akustik og stillezoner skaber rammerne, mens vores adfærd har betydning for, hvordan de fungerer i hverdagen. Som medarbejdere har vi derfor et medansvar for den fælles trivsel.
En kollega har brug for ro til en krævende opgave. En anden skal tale med en kunde. En tredje har brug for sparring. Alle tre udfører deres arbejde, men deres behov passer ikke nødvendigvis sammen ved det samme skrivebord.
Derfor skal kontorindretningen tage højde for forskellige arbejdsopgaver. Samtidig skal vi have fælles aftaler om, hvordan vi bruger rummene og tager hensyn til hinanden.
Hvordan påvirker skrivebordets placering arbejdsroen?
Når vi indretter en arbejdsplads, skal vi se på, hvad der foregår omkring den enkelte plads. Er der gennemgang bag stolen? Foregår der telefonsamtaler ved nabobordet? Og hvor kan medarbejderen arbejde, når opgaven kræver koncentration?
Arbejdstilsynet peger på, at uvedkommende tale kan forstyrre koncentrationen, og anbefaler blandt andet passende mødefaciliteter, afskærmning og fælles leveregler. Placeringen af skriveborde bør derfor tage afsæt i de opgaver, medarbejderne skal løse.
Hos Dansk Kyst & Naturturisme arbejdede vi med en zoneopdelt indretning med fleksible skrivebordspladser, mødelokaler og loungeområder. Det gav mulighed for at vælge arbejdssted efter opgaven og behovet for samarbejde. Se indretningen hos Dansk Kyst & Naturturisme.
Hvordan får vi stillezoner til at fungere?
En stillezone skal give en tydelig forventning om arbejdsro. Derfor skal alle vide, hvilke aftaler der gælder.
Må man tage et kort telefonopkald? Stille kollegaen et spørgsmål? Deltage i et digitalt møde med høretelefoner?
En konkret aftale kan være, at telefoner og computere er på lydløs, og at samtaler og digitale møder foregår andre steder. Der skal samtidig være egnede steder at gå hen, så det er praktisk muligt at følge aftalerne.
Det samme gælder samarbejdsområder. Her skal der være plads til dialog, og det bør være afklaret, hvornår en længere samtale skal flyttes til et mødelokale.
Har medarbejderen selv ansvar for trivslen?
Ja, medarbejderen har et medansvar for den fælles hverdag. Det indebærer at vise hensyn, følge fælles aftaler og gøre opmærksom på forhold, der ikke fungerer.
Arbejdsgiveren har ansvaret for, at arbejdet kan udføres forsvarligt, og for at sikre samarbejdet om arbejdsmiljøet. Medarbejdernes bidrag indgår i dette samarbejde.
I praksis kan medansvar være at:
- Flytte en samtale væk fra stillezonen.
- Spørge, om kollegaen har tid, før man afbryder.
- Efterlade en fælles arbejdsplads klar til den næste.
- Tage en venlig påmindelse om arbejdsro alvorligt.
- Fortælle lederen, når rammerne eller aftalerne ikke fungerer.
Hvis møderummene altid er optaget, eller der mangler steder til koncentration, skal arbejdspladsen finde en løsning. Medarbejderne skal have mulighed for at gøre det, der forventes af dem.
Hvad betyder måden vi møder ind på?
Vi bidrager til arbejdsdagen gennem den måde, vi møder og reagerer på hinanden. At hilse, lytte og tale ordentligt sammen er konkrete handlinger, vi kan tage fælles stilling til.
Vi kommer samtidig på arbejde med forskelligt overskud. Der skal være plads til at have en svær dag, være stille eller bede om ro. Medansvar betyder også at respektere, at kolleger kan have andre behov end én selv.
Når en medarbejder fortæller om støj eller gentagne afbrydelser, bør det give anledning til en samtale om løsninger. Arbejdstilsynet anbefaler netop at tage oplevede gener alvorligt og løbende tale om udfordringerne i de fysiske rammer.
Begynd med få konkrete aftaler
Tag udgangspunkt i de situationer, der fylder hos jer:
- Hvor tager vi telefonopkald og digitale møder?
- Hvor kan vi forvente at arbejde uforstyrret?
- Hvordan viser vi, at vi har brug for koncentration?
- Hvordan minder vi hinanden om aftalerne på en ordentlig måde?
Aftal derefter, hvornår I følger op. Bliver stillezonen brugt som forventet? Er der plads nok til samtaler? Og understøtter skrivebordenes placering de daglige opgaver?
Hos ImPlacement tager vi afsæt i arbejdsopgaverne og de mennesker, der skal bruge rummene. Vil I undersøge, hvordan jeres kontorindretning kan understøtte arbejdsro, samarbejde og trivsel, er I velkomne til at kontakte os.
