Kontor miljø
Coronakrisen har sat gang i en stor forvandling af vores kontormiljø. Fra et sted, hvor vi hver dag møder fysisk ind, til en mere digital måde at arbejde på. Hvor medarbejderne præsterer og leverer fra hjemmekontoret.
Vi kommer til at indrette os anderledes, både på arbejdspladserne og på hjemmekontoret efter coronakrisen. Kontoret vil stadig være samlingspunkt, hvor firmaets signalværdi ses, og medarbejderne tanker socialt op, har sparring og deler viden. Men der er ikke behov for et skrivebord til alle medarbejdere. I fremtiden vil der være behov for delepladser og en masse mødelokaler.
En ny undersøgelse viser, at hver femte chef gerne vil have, at deres medarbejdere benytter sig mere af hjemmearbejde end tidligere.
“Der er rigtig mange danskere lige nu, der får opbygget it-kompetencer og rutiner for hjemmearbejde, som de og deres arbejdsplads kan nyde godt af i de næste mange år. Jeg tror stensikkert, at konsekvensen bliver, at flere kommer til at arbejde over distancen efter coronakrisen,” fortæller teamchef og ledelsesrådgiver Michael Uhrenholt til Politiken.
Pladsoptimering
Nu, når de små børn igen kan komme i institution og skole, har hjemmearbejdet fået sit store gennembrud. Nogle virksomheder fortæller, at; ”vi er blevet så glade for at arbejde hjemmefra, at vi kommer til at flekse ind og ud af lokalerne på en anden måde, når vi returnerer for fuld styrke, og har derfor ikke behov for så stort et kontor mere”.
De ansatte vil i langt højere grad arbejde hjemmefra, fordi ledelsen under coronakrisen har opdaget, at de kan have fuld tillid til, at medarbejderne kan selv og er produktive, når de får ro til at arbejde derhjemme. Tillidsbaseret ledelse er kommet for at blive. Vores kontormiljø vil ændre sig til en mere personlige indretning der vil understøtte virksomhedens grund værdi.
Når man først har fået indrettet nogle ordentlige hjemmearbejdspladser, og der er fin disciplin og struktur på arbejdet, så må jeg bare konstatere: Fuck, mine medarbejdere har været effektive,” siger Jacob Riisgaard, ejer af Coolshop, til B.T i artiklen Danskernes arbejdsliv bliver lavet helt om: ‘Idéen om at møde 8-16 er død’
Det betyder, at virksomhederne kan pladsoptimere. Flere medarbejdere kan dele skrivebord. Kontoret bliver indrettet med flere flyverpladser.
Husk: det er utrolig vigtigt, at der er en helt klar politik omkring jeres flyverpladser / dele skriveborde. Hvordan skal det se ud, når du efterlader det? Og et system til at booke pladsen.
Flyverpladser / dele skriveborde
Men det er også vigtigt, at medarbejderne føler sig velkomne og har et sted til deres personlige papirer mm. En nem måde at skabe ejerskab for den enkelte medarbejder kunne være et personligt skuffedarium med hjul. Så kan medarbejderne placere sine ting i skuffedariet efter endt arbejde og ”køre” skuffedariet væk fra skrivebordet og derved give plads videre til den næste. Få inspiration og flere konkrete ideer til at indretning af jeres kontor.
Når I pladsoptimerer, er det vigtigt at sikre, at der er mødelokaler nok. Eksempelvis til den fælles sparring omkring projektopgaver mm. Så medarbejderne ikke forstyrrer hinanden og har plads til at arbejde i grupper, hvor de kan lade papir mm blive under hele projektforløbet. Samt mindre lokaler til telefonsamtaler eller digitale møder.
Husk at hjemmearbejdspladsen skal være indrettet, så du har dine egne arbejdsmøbler. En god stol, der er indstillet til dig personligt. en skriveplads og belysning af høj kvalitet. Der skal defineres et sted eller et rum som din hjemmearbejdsplads. Kontormiljø i hjemmet skal også vise virksomhedens signal værdi.
Skab zoner
Ved den aktivitetsbaserede indretning, hvor arbejdspladsen er delt ind i zoner, er det vigtigt, at man i indretningen tydeligt kan se, hvilken type arbejde zonen opfordrer til, eksempelvis fordybelse, samarbejde eller socialisering. Den aktivitetsbaserede indretning bliver i den grad relevant for medarbejderkulturen, når virksomhedens nye kultur med deleskrivebordspladser og hjemmekontor indføres.
Det er vigtigt, at indretningen også giver plads til den uformelle og spontane sparring, måske over en kop kaffe. Et område der fremmer de sociale forbindelser i virksomheden og understøtter vidensdeling.
Den aktivitetsbaserede indretning hænger godt sammen med de nye behov mange virksomheder kommer til at opleve efter coronakrisen, at pladsoptimere.
Udnytte jeres kontorkvadratmeter
Placer for eksempel en lyddæmpende sofa på gangen, for at udnytte jeres kontorkvadratmeter på en ny måde. Samtidig skabes der en ny zone til fokuseret arbejde, et uformelt møde eller en telefonsamtale.
En opgørelse fra 2013 viste allerede den gang, at hver anden kontorarbejdsplads ikke blev brugt, fordi medarbejderen ikke var der. Coronakrisen har vist chefen og lederne, at medarbejderne også er effektive derhjemme. Det vil kunne give en stor besparelse at få pladsoptimere jeres konto.
Flere digitale møder
Kontoret er det sted, hvor vi i fremtiden kommer til at opleve den største forandring i forhold til det, som vi hidtil har kaldt normalen, eller før coronakrisen. Kontorindretningen skal med andre ord nytænkes. Der skal være flere både små og større mødelokaler. Da behovet for lokaler, hvor kun en person holder et digitalt møde eller har en telefonsamtale, bliver større, når virksomheden indretter sig med flere deleskrivebordspladser. Husk at kontormiljø skal passe til jeres behov.
Større lokaler til samarbejde og fremvisning af arbejdsopgaver mm. Disse lokaler skal både bruges til digitale møder og til fysiske møder, når medarbejderne samles om en fællesopgave eller en fremlæggelse.
Færre kontorkvadratmeter
Coronakrisen vil på både kort og længere sigt påvirke virksomhedernes behov for kontorarealer og kvadratmeter.
Med fremtidens øgede hjemmearbejde vil mange virksomheder opleve et ændret behov i forhold til størrelse.
Men husk at smalltalk og fredagskage er med til at øge den sociale energi, og det er det man har på en velfungerende arbejdsplads eller på kontorfællesskabet. Et kontorfællesskab kan nemt skabe et kontormiljø der er tilpasset jeres virksomheds signal værdi.
