Skal vi flytte – eller blive?
ImPlacement hjalp VisitDenmark med at skabe et grundigt beslutningsgrundlag
Når en virksomhed overvejer at flytte til nye kontorlokaler, er der sjældent én løsning, der er bedst på alle punkter. Mere plads kan kræve en omfattende ombygning. Nyrenoverede lokaler kan være hurtigere at tage i brug, men stille andre krav til indretningen.
Det var nogle af de konkrete afvejninger, VisitDenmark stod over for på hovedkontoret på Islands Brygge 43. Skulle organisationen blive på 3. sal og bygge om – eller flytte til nyrenoverede lokaler på 4. og 5. sal?
ImPlacements opgave var at undersøge mulighederne og gøre fordele, ulemper og konsekvenser tydelige, så VisitDenmark kunne træffe beslutningen på et grundigt grundlag.
Udfordringen: Hvilke rammer passer til arbejdsdagen?
Valget handlede om mere end kvadratmeter.
VisitDenmark har formuleret en fleksibilitetspolitik, hvor medarbejderne har mulighed for at arbejde hjemme fra op til to dage om ugen. Det har betydning for behovet for arbejdspladser og for, hvordan kontoret skal indrettes.
Samtidig skal de fysiske rammer understøtte forskellige behov i løbet af arbejdsdagen – blandt andet koncentration, møder, samarbejde og det fælles arbejdsliv.
Derfor skulle begge muligheder vurderes grundigt, før VisitDenmark traf sit valg.
Beslutningsgrundlaget: Fordele og ulemper ved begge muligheder
ImPlacement udarbejdede en plus/minus-analyse af 3. sal og 4.-5. sal.
3. sal – mere plads og alle samlet
Fordele
- Større areal med plads til faste skriveborde, fleksible arbejdsområder og stillezoner.
- Alle medarbejdere samlet på én etage med én indgang, ét kaffested og ét køkken.
- Adgang til tagterrasse og udendørsområde.
- Nyt udsugningsanlæg efter ombygningen.
Ulemper
- Ombygningen kræver midlertidig genhusning.
- En større ombygning er mere tidskrævende og dyrere.
- Der går cirka ni måneder, før medarbejderne kan opleve resultatet.
4. og 5. sal – hurtigere indflytning på mindre plads
Fordele
- Nyrenoverede lokaler, som kan tages i brug med det samme.
- Hurtigere proces.
- Mindre ombygning og dermed et mindre forbrug af tid og økonomiske ressourcer til ombygningen.
Ulemper
- Færre kvadratmeter og mindre plads til dedikerede fleksible zoner.
- Medarbejderne fordeles på to etager, hvilket kræver ekstra opmærksomhed på sammenhængskraften.
- Ingen tagterrasse eller udendørsområde.
Der var altså ikke én løsning uden kompromiser. Men det vigtige var at kende dem på forhånd.
VisitDenmark valgte 4. og 5. sal
Efter overvejelserne valgte VisitDenmark at flytte til 4. og 5. sal.
Den hurtigere proces, økonomien og muligheden for at flytte direkte ind i de nyrenoverede lokaler uden en længere periode med genhusning blev vægtet højere end fordelene ved den større, samlede etage på 3. sal.
Med beslutningen fulgte også en klar opgave: De kendte udfordringer ved de valgte lokaler skulle tænkes ind i arbejdspladsindretningen fra begyndelsen.
Støj og zonering tænkes ind fra start
VisitDenmarks APV peger på støj fra kolleger som den største udfordring.
Derfor arbejder ImPlacement med lukkede Teams- og telefonbokse, stillezoner og aktive dialogzoner. Formålet er at adskille aktiviteter med mere lyd fra arbejdspladser, hvor medarbejderne har behov for koncentration.
På den måde bliver en kendt udfordring tænkt ind i planen, før medarbejderne flytter ind.
En konkret plan for arbejdspladserne
De færre kvadratmeter kræver også en konkret plan for antallet og fordelingen af arbejdspladser.
ImPlacement har anbefalet en seating-nøgle på 85 % faste arbejdspladser set i sammenhæng med VisitDenmarks fleksibilitetspolitik.
Samtidig bliver der taget højde for forskellige arbejdsbehov. Afdelinger med særlige behov for eksempelvis fortrolighed eller bestemte arbejdsformer får fortsat faste pladser, mens andre teams tænkes ind i fleksible projektområder.
Det handler ikke om fleksibilitet for fleksibilitetens skyld. Indretningen skal fungere i den konkrete arbejdsdag.
Medarbejderne bliver inddraget
VisitDenmark nedsat en arbejdsgruppe med repræsentanter fra forskellige dele af organisationen. Arbejdsgruppen bidrager med behov og ønsker fra hverdagen. Det giver mulighed for at koble beslutningerne om kvadratmeter, zoner og arbejdspladser med konkret viden om, hvordan medarbejderne arbejder.
Samtidig skal en del af VisitDenmarks eksisterende og velfungerende møbler genbruges. Der er også sat gang i en fælles oprydning af blandt andet personlige reoler og gamle mapper som en praktisk forberedelse til flytningen.
Fra beslutningsgrundlag til arbejdspladsindretning
For VisitDenmark handlede valget ikke om at finde en løsning uden ulemper.
Det handlede om at kende mulighederne, forstå konsekvenserne og træffe beslutningen på et grundigt grundlag.
Med valget af 4. og 5. sal på plads fortsætter samarbejdet mellem VisitDenmark og ImPlacement med konkrete indretnings- og idétegninger.
Spørgsmålet er derfor ikke længere:
Skal vi flytte – eller blive?
Men:
Hvordan indretter vi de valgte kvadratmeter, så de fungerer bedst muligt for medarbejderne og den måde, VisitDenmark arbejder på?
Har din virksomhed bruge for sparring til om I skal flytte – eller blive? Hjælpe ImPlacement gerne med det. Der kan læse mere om vores Indretningshjælp i forbindelse med flytning
