Når arbejdsdagen bliver forstyrret

 

I mange virksomheder opstår der et tidspunkt, hvor arbejdsdagen ikke længere hænger sammen, som den oprindeligt er udtænkt. Opgaver, hvor medarbejdere har brug for fordybelse, bliver løbende afbrudt, og samarbejde breder sig uhensigtsmæssigt på tværs af rummene. Det skaber forstyrrelser på arbejdspladsen, som gradvist påvirker både kvaliteten af arbejdet og den daglige trivsel, arbejdsmiljøet.

 

Medarbejdere begynder ofte at tilpasse sig forholdene i stedet for at arbejde, som opgaverne reelt kræver. Det kan føre til manglende koncentration på arbejdet, ekstra tidsforbrug og en oplevelse af, at arbejdsdagen mister sit naturlige flow. Omgivelserne passer ikke mere til opgaverne.

 

Forstyrrelser på arbejdspladsen opstår sjældent pludseligt. De opbygges over tid – ofte i takt med organisatoriske ændringer, nye arbejdsformer kommer til eller flere funktioner samlet på samme areal. Det betyder, at problemerne kan være svære at få øje på, fordi de opleves forskelligt fra medarbejder til medarbejder, men forstyrrelserne har alle en fælles strukturelle årsager.

Når forstyrrelser bliver en del af hverdagen

 

En forstyrret arbejdsdag viser sig sjældent kun som støj. Den viser sig som manglende kontinuitet og gentagne afbrydelser i arbejdet, hvor det bliver vanskeligt at fastholde fokus.

 

Det kan blandt andet komme til udtryk ved:

• Gentagne afbrydelser i koncentrationskrævende opgaver
• Lyd, der bevæger sig uhindret mellem arbejdszoner
• Møder og samtaler, der foregår i rum, som ikke er indrettet til formålet
• Medarbejdere, der flytter sig, tager arbejde med hjem eller arbejder på tidspunkter med færre kollegaer

 

Når disse mønstre opstår, er det et tegn på, at de fysiske rammer ikke længere understøtter den måde, arbejdet udføres på. Over tid kan forstyrrelser på arbejdspladsen føre til nedsat kvalitet, længere opgavetid og øget belastning i hverdagen – og dermed et mere forstyrret arbejdsmiljø.

 

Når medarbejdere kompenserer for omgivelserne

 

Et tydelig kendetegn ved forstyrrelser på arbejdspladsen er, at medarbejderne begynder at kompensere for rammerne.

 

De lukker døren oftere, bruger hovedtelefoner, undgår bestemte områder eller udsætter opgaver, der kræver fordybelse. Disse strategier kan fungere midlertidigt, men de løser ikke problemet. Tværtimod kan de skabe nye udfordringer i form af mindre videndeling, svagere samarbejde og øget afstand mellem kollegaer.

 

Når kompensation bliver en fast del af hverdagen, er det et tydeligt signal om, at løsningen ikke kan findes hos den enkelte medarbejder, men i de strukturelle rammer for arbejdsro på kontor og fællesarealer.

Hvorfor forstyrrelser sjældent kan løses isoleret

 

Forstyrrelser på arbejdspladsen har sjældent én enkelt årsag. De opstår i samspillet mellem flere forhold, herunder:

• Akustik og rummets efterklang
• Indretning og møblering
• Zonering og brug af kvadratmeter
• Arbejdets karakter og skift mellem opgavetyper

 

Støj på arbejdspladsen, særligt støj i åbent kontor – er ofte en væsentlig faktor, men støj kan ikke vurderes isoleret. Tekniske løsninger som akustikregulering, skærme eller lofter kan være nødvendige, men de har kun effekt, hvis de anvendes korrekt og i sammenhæng med lokalets funktion og anvendelse.

 

Et typisk problem opstår, når løsninger vælges enkeltvis: lidt dæmpning her, en skærm der – uden en samlet forståelse af, hvordan lyden bevæger sig, og hvordan rummene bruges i praksis. Resultatet bliver ofte utilfredsstillende, fordi den grundlæggende struktur ikke er ændret.

 

Hvad der ofte ikke virker

 

I arbejdet med forstyrrelser på arbejdspladsen ser vi ofte tiltag, der er velmente, men utilstrækkelige:

• Midlertidige løsninger uden forankring i den daglige brug
• Individuelle hensyn, der erstatter fælles rammer
• Produkter valgt uden forudgående analyse af behov og kontekst

 

Disse tiltag kan give en kortvarig forbedring, men de skaber sjældent en stabil og forudsigelig arbejdsdag. Uden en grundig afdækning risikerer man at flytte problemet i stedet for at løse det.

Fra symptomhåndtering til strukturel forbedring

 

En holdbar løsning begynder med en gennemgang af arbejdsmiljøet – med fokus på både ønsker, behov og de reelle arbejdsgange.

 

Det handler om at forstå:

• Hvor forstyrrelser opstår
• Hvornår de opstår
• Hvilke opgaver der påvirkes mest

 

På den baggrund kan der arbejdes med tekniske og enkle løsninger, der understøtter arbejdsdagen som helhed, og hvor der er en tydelig sammenhæng mellem indretning, funktion og virksomhedens signalværdi. Det kan blandt andet omfatte:

• Tydelig zonering mellem koncentrationsarbejde, samarbejde og uformel dialog
• Akustiske løsninger, der reducerer lydspredning frem for blot at dæmpe lyd
• Indretning, der matcher rummenes faktiske anvendelse
• Klare rammer for, hvordan fællesarealer bruges i hverdagen

 

Når løsningerne tager udgangspunkt i arbejdets reelle behov, kan forstyrrelser på arbejdspladsen reduceres markant, og der skabes et mere stabilt, forudsigeligt og velfungerende arbejdsmiljø – uden at medarbejderne skal ændre adfærd for at få arbejdsdagen til at fungere.

Hos ImPlacement har vi arbejdet med indretning af virksomheder siden 2008. Vi kender de typiske fælder – og vi sørger for, at I undgår dem. Vi tilpasser altid løsningen til de konkrete behov, jeres virksomhed står med. Læs mere om om hvordan ImPlacement Indretning af storrumskontor med fokus på udfordringer og løsninger.