Hvert andet skrivebord står tomt – kontorindretning og arbejdsmiljø i praksis
En opgørelse viser, at hver anden kontorarbejdsplads ikke bliver brugt, fordi medarbejderen ikke er der.
- Hvordan udnytter vi bedst vores kontorer ?
- Hvordan undgår vi, at vores kontorer virker tomme og øde?
- Skal der være faste siddepladser til alle?
- Skal der være fleksible pladser, som bruges af flere forskellige medarbejdere ?
En ny opgørelse viser, at hver anden kontorarbejdsplads står tom i løbet af arbejdsdagen, fordi medarbejderen ikke er til stede. Det rejser centrale spørgsmål om kontorindretning og arbejdsmiljø.
Hvordan udnytter vi vores kontorer mere hensigtsmæssigt? Hvordan undgår vi, at kontoret opleves tomt og fragmenteret? Og giver faste arbejdspladser fortsat mening i alle typer organisationer?
Spørgsmålene har ikke entydige svar. For selvom mange skriveborde ikke er i brug det meste af dagen, er det fortsat vigtigt, at medarbejderne oplever forudsigelighed, når de møder ind. Hvorvidt arbejdspladsen er et fast skrivebord, en plads ved et fællesbord eller et mere fleksibelt setup, afhænger af virksomhedens opgaver, arbejdsgange og kultur. Det afgørende er, at der er en fælles forståelse af indretningen – og af hvordan rammerne understøtter arbejdsmiljøet i hverdagen.
Mindre plads – større krav til helhedsindretning
Medarbejdernes behov for plads på kontoret er blevet markant reduceret siden 1980’erne. I dag viser analyser, at en gennemsnitlig medarbejder kun sidder ved sit skrivebord mellem 30 og 55 procent af arbejdstiden. Det stiller nye krav til helhedsindretning af kontor, hvor fokus ikke kun er kvadratmeter, men sammenhæng og funktion.
Her vælger flere virksomheder at arbejde med fleksible arbejdspladser, hvor indretningen tager udgangspunkt i det faktiske fremmøde og de opgaver, der løses i løbet af dagen. Det kan eksempelvis være i form af kompetenceklynger, delte arbejdszoner eller projektområder, hvor samarbejde og faglig sparring prioriteres.
Samtidig peger forskning på, at manglende struktur kan have konsekvenser for arbejdsmiljøet. Studier fra Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø viser, at medarbejdere i storrumskontorer oftere oplever støjgener og flere sygedage. Det understreger, at kontorindretning og arbejdsmiljø hænger tæt sammen – og at pladsoptimering ikke kan stå alene.
Helhedsindretning i samspil med individuelle behov
En velfungerende kontorindretning opstår i samspillet mellem helhed og individ. Når indretningen både giver plads til samarbejde og mulighed for fordybelse, bliver det lettere at skabe en arbejdsdag med færre forstyrrelser. Indretning der understøtter arbejdsro er ikke et spørgsmål om stil, men om struktur og tydelige rammer.
Indretningen er samtidig et signal om virksomhedens værdier. Den skal afspejle både arbejdsgange og samarbejdsformer og understøtte den måde, arbejdet faktisk udføres på. Her arbejder mange virksomheder i dag mere bevidst med aktivitetsbaseret kontorindretning, hvor medarbejderne kan vælge arbejdsplads efter opgave – uden at skulle kompensere for omgivelserne.
Belysning, ansvar og arbejdsmiljø
Belysning er et godt eksempel på, hvordan helhed og individuelle behov mødes. Den generelle grundbelysning skal fungere for rummet som helhed, mens individuelle arbejdslamper gør det muligt at tilpasse lyset til konkrete opgaver. Det bidrager direkte til både trivsel og arbejdsmiljø.
Når helhedsindretningen er på plads, er det samtidig afgørende, at lovgivningen er tænkt ind fra starten. Flugtveje, pladsforhold og arbejdsmiljøkrav skal være en naturlig del af indretningsprocessen, så løsningerne er holdbare og ansvarlige over tid.
Når arbejdsdagen bliver forstyrret
I mange virksomheder opstår der over tid en forskydning mellem den måde arbejdsdagen er tænkt på, og den måde den reelt udfolder sig i praksis. Opgaver, der kræver fordybelse, bliver gentagne gange afbrudt, mens samarbejde og dialog breder sig uhensigtsmæssigt på tværs af rummene. Forstyrrelserne opstår ikke nødvendigvis pludseligt, men udvikler sig gradvist og begynder at påvirke både arbejdets kvalitet, arbejdsmiljøet og den daglige trivsel.
Når indretningen ikke længere matcher opgavernes karakter, begynder medarbejderne ofte at tilpasse sig rammerne i stedet for at arbejde på den måde, opgaverne kræver. Det kan vise sig som manglende koncentration, ekstra tidsforbrug og en oplevelse af, at arbejdsdagen mister sammenhæng og naturligt flow. I disse situationer er det ikke medarbejdernes adfærd, der er problemet, men omgivelser, der ikke understøtter arbejdets faktiske behov. Læs også hvordan forstyrrelser påvirker arbejdsdagen.
