Kontorindretning ved flytning
– fra nye lokaler til skalérbar arbejdsplads
Omilon stod over for en flytning til nye lokaler og havde behov for både praktisk hjælp og faglig sparring for at komme godt på plads fra start. Indretningen skulle fungere i hverdagen, afspejle virksomhedens identitet og samtidig kunne rumme flere medarbejdere på sigt.
I forbindelse med flytningen havde Omilon flere forskellige behov:
- En struktureret og tryg flytteproces
- Gennemtænkt placering af medarbejdere ud fra arbejdsområder
- Indarbejdelse af Omilons eksisterende farvekoder i indretningen
- Løsninger til håndtering af lyd i et åbent kontormiljø
- Fleksibilitet til at kunne udvide med flere arbejdspladser
Det var afgørende, at indretningen både fungerede nu og kunne udvikle sig i takt med virksomhedens vækst.
Løsningen
Løsningen blev en helhedsorienteret tilgang, hvor flytning, indretning og arbejdsmiljø blev tænkt sammen. Arbejdet tog udgangspunkt i helhedsindretning af kontor, hvor funktion, identitet og trivsel hænger sammen.
Vi arbejdede med:
- Placering af medarbejdere ud fra deres arbejdsopgaver og samarbejdsflader
- Integration af Omilons farver baseret på deres faste farvekoder
- Lyddæmpning i det åbne kontor – både teknisk og visuelt
- Overholdelse af arbejdsmiljølovgivning og AT-vejledninger
Processen
Processen startede med et forventningsafstemningsmøde mellem Jesper Rosenlund Nielsen fra Omilon og Lone Lings fra ImPlacement. Her blev behov og ønsker gennemgået, og der blev sparret om indretning og belysning i de nye lokaler.
Leverancer i processen:
- Sparring, idéudvikling og rådgivning om indretning
- Forslag til loungemøbler, opdelingsløsninger og lyddæmpende elementer
- Udarbejdelse af designmanual med idéer til indretning
- Liste over eventuelle nyindkøb
- Bestilling af møbler og koordinering af leverancer
- Kontakt til håndværkere og flyttefolk
- Organisering af flyttedagen og anvisning af møbelplacering
- Huskeliste med praktiske forhold i forbindelse med flytningen
I forbindelse med fraflytning rådgav vi generelt om proces og opmærksomhedspunkter, herunder anbefaling om fotoregistrering ved indflytning i nye lokaler.
Indretning, lyd og arbejdsmiljø
I det åbne kontor blev der arbejdet målrettet med lyddæmpning.
Løsninger:
- Loftmonterede lyddæmpere
- Bordskærme, der både reducerer lyd og skaber visuel opdeling
Der var enkelte, som oplever støj i perioder, men det vurderes som oplevet støj, der primært håndteres gennem fælles adfærd og kultur – der er sat filt op bagved enkele medarbejder.
Placeringen af medarbejdere er valgt, så de medarbejder som har samarbejdes områder sidder sammen. Der er skabt balance mellem samarbejde, overblik og mulighed for fordybelse.
Udvidelse – flere medarbejdere
Efter et par år opstod et nyt behov: Omilon skulle ansætte flere medarbejdere og ønskede hjælp til at indrette flere arbejdspladser.
Opgaven omfattede:
- Beregning af hvor mange arbejdspladser lokalerne kunne rumme
- Nye indretningsforslag og opdaterede tegninger
- Overholdelse af arbejdsmiljølovgivning og AT-vejledninger
- Dialog med Chief Process and IT Officer og en intern arbejdsgruppe
Som en del af processen holdt vi et oplæg for medarbejderne om:
- Baggrunden for indretningen
- Lyd og arbejdsmiljø
- Hvordan man skaber en kultur med plads til både samarbejde og fordybelse
Om kunden
Omilon er en virksomhed i vækst med fokus på struktur, processer og samarbejde. Behovet for fleksible og fremtidssikrede rammer har været centralt i indretningen af deres arbejdsplads.
Samarbejdet
Samarbejdet med Omilon har været præget af tæt dialog, tydelig forventningsafstemning og løbende justeringer. Indretningen er blevet betragtet som en ramme, der kan udvikle sig sammen med organisationen – frem for en statisk løsning.
Hos ImPlacement arbejder vi med kontorindretning som en faglig proces, hvor flytning, indretning, lyd, lys og placering af medarbejdere tænkes sammen. Fælles for alle cases er en struktureret tilgang, tydelig dialog og løsninger, der fungerer i praksis – også når organisationen udvikler sig over tid.
